戦略・事業
【人事必見】人員配置とは？メリットデメリットと適正な配置のためのポイント
2021.03.04
人員配置をどのように行えば良いか、頭を悩ませていませんか？
この記事では、人員配置の基本から、考え方を解説します。
適正な人員配置を行うことで、業績アップにつながるでしょう。
適正な人員配置のためには、いくつかのポイントを抑えることが重要です。
人員配置するべき理由や、メリットデメリット、ポイントまで解説していきます。
本記事を読むことで、人員配置に関する悩みはすべて解決するでしょう。
人員配置の主な種類は5つ
人員配置は、5つの種類に分けることができます。
どんなタイミング、どんな理由で行っているか理解することで、最適な人員配置を考えていけるでしょう。
種類は以下の5つです。
- 人事異動
- 組織体制変更
- 役職変更
- 新規採用
- リストラ・契約解除
それぞれが、どのような目的で大なわれているのか、どこを見て決定されるのかなど、人員配置の基本と考えてください。
人員配置の進め方がまったくわからない方は、基本にあてはめながら進めてみましょう。
人事異動
人事異動とは、配置や地位、勤務状態を変更することです。
当然、人事異動の際は、人員配置が行われます。
企業のなかで、最も多く行われる人員配置と考えて良いでしょう。
主にスタッフ・社員の4つから人事異動を考えます。
- 勤務態度
- 経験
- スキル
- 知識
頻繁に行われるので、都度社員・スタッフのスキルや勤務態度を確認しておかなければいけません。
また、細かいヒアリングも重要になるでしょう。
4つのポイントを意識しておくことで、適正な人事異動が行えます。
組織体制変更
組織体制を変更する際、人員配置が行われます。
組織体制の変更は、業務効率の改善につながるため、決して珍しいことではありません。
とくに、ベンチャー企業やスタートアップ企業は、組織体制を変更することが多いです。
その都度、人員配置をしなければいけません。
組織体制変更の際の人員配置では、企業自体の命運を分ける場合もあります。
今後の企業の未来を左右するので、慎重に時間をかけて行いましょう。
最適な人員配置ができれば、企業が良い方向に進んでいきます。
役職変更
役職の変更も、人員配置の一つだと考えられます。
昇格や降格、その際の後任を選出するなど、多くのことを感がなければいけない人員配置です。
昇格の際は、昇格させるスタッフ・社員が担っていた業務を任せる後任の選出、また昇格させた場合に、部下の教育ができるかどうかまで考えなければいけません。
反対に、降格の際には、降格させるスタッフ・社員の業務を引き継ぐ後任を選出する必要があります。
役職の変更は、企業によって大きく影響を与える場合があるので、慎重に行いましょう。
新規採用
新規の人材採用も、人材配置を考えておく必要があります。
新しく入ってきた人材が、どこの役職につくべきか、考えておかなければいけないためです。
多くの場合、人材を募集する際には、予め役職を決めてから募集をします。
人材のスキルや経験も加味しなければいけませんし、新しい人材が入る分、現在のスタッフ・社員の役職をどう変更するかまで考えなければいけません。
実際に人材が入ってきてからでは遅いので、できるだけ早い段階で考える必要があります。
リストラ・契約解除
リストラや契約解除は、慎重かつフォローが必要な人員配置です。
この場合の人材配置は、ポジティブな人員配置とはいえません。
フォローをしなければ、現在のスタッフ・社員のモチベーションを下げてしまう可能性があります。
基本的に、リストラや契約解除は計画的に行わなうものなので、スムーズかつ慎重に進めていかなければいけません。
そのため、日ごろから、スタッフ・社員のヒアリングが必要になってきます。
人事の頭を悩ませる人員配置ですが、慎重に的確な判断をしましょう。
人員配置は適材適所を重視
人員配置は、適材適所が重要です。
人員配置を誤ると、生産性が低下し、離職に繋がりやすくなる可能性があります。
極端な例ですが、プログラミングを専門としているスタッフに、営業職をまわしても、企業の成績にはつながらないでしょう。
どんな性格、どんなスキルを持っている人がどの役職に向いているのか、一番効率の高い役職を考えなければ、企業の成績にはつながりません。
さまざまな業務を行ってもらうことも大事ですが、現代では適材適所が人員配置の基本となっています。
環境変化と人手不足
適材適所は、事業環境の変化や人手不足が要因になったと考えられます。
昔と比べて、IT化が進んだ今、事業環境も急激に変化するようになりました。
環境の変化が早い時代では、その人に合った役職で、十分な力を発揮することが必要です。
また、人手不足のため、限られた人材の力を引き出さなければいけないという要因もあります。
人手不足の穴を埋めるには、企業が求める人材を絞り込まなければいけません。
これらの要因で、適材適所という考え方が、現在ではベターになっています。
人員配置をすべき3つの理由
人員配置は、適宜行う必要があります。
一度実施したからといって、永久的に効果が持続するものではないためです。
そのときの企業の方向性や世の中の環境、スタッフ・社員のスキルに合わせて実施しなければいけません。
人員配置を行うのは、3つの理由があります。
- 人材と業務のマッチング
- 若い世代に活躍してもらうため
- 優秀な人材の確保
どの要素も、企業にとって重要な課題ではないでしょうか。
適宜人員配置を行うことで、それぞれの課題の解決につながります。
人材と業務のマッチング
人員配置の主な目的は、人材と業務のマッチングです。
業務にマッチングした人材を見つけることで、企業の成果はあがります。
しかし、環境変化の早い現代において、マッチングを維持し続けることは難しいです。
一回の人員配置でどれだけ熟考しても、時間の経過と共にズレが生じます。
このような変化に合わせるためには、適宜人員配置を行わなければいけません。
スタッフ・社員の声を聞いたり、業務内容や職場環境をチェックしたり、その時々の環境変化に応じて、人員配置を行う必要があります。
若い世代に活躍してもらうため
人員配置は、若い世代に活躍してもらうためのものでもあります。
新規で入ってくる人材に対して、適正な人員配置を行うことで、若い世代が活躍しやすい職場になるからです。
平成29年度に『一般社団法人 日本経済青年協議会』が新入社員に行った「働くことの意識」による調査結果では、以下のような結果になりました。
- 「働く目的」では「楽しい生活をしたい」が過去最高を更新
- 「人並み以上に働きたいか」では、過去最高
- 「デートか残業か」では「残業」
- 「会社の選択理由」では「能力・個性をいかせる」が連続一位
このように、若者の労働意欲は高くなっています。
人員配置で環境を整えることにより、新規人材・若者の最大限の力を発揮してもらえるのです。
優秀な人材の確保
人員配置は、スタッフ・社員のモチベーション維持・向上のためになります。
適正な人員配置でなければ、どれだけ優秀な人材も「評価されていない」と感じてしまうからです。
実際に、転職の決め手として「評価されにくい」や「成長実感がもてない」という意見があります。
優秀な人材をしっかり評価し、適正な人員配置を行わなければ、これらの理由あで離職されてしまう可能性があるのです。
「適正な評価をされている」と、モチベーションをあげるためにも、人員配置はとても重要なものになります。
適正な人員配置を行う2つのメリット
適正な人員配置を行えば、業務の効率があがり、成果が出やすくなります。
スタッフ・社員が自分の力を最大限に発揮できるので、現状より効果がでるのは明らかです。
具体的には、2つのメリットがあります。
- コストを抑え生産性を向上
- モチベーションアップ
適正な人員配置を行えば、コストまで抑えられ、さらにモチベーションまでアップします。企業としてはこれほど効率的なことはないでしょう。
つまり、適正な人員配置を行えば、企業の成果はあがるということです。
メリットを理解することで、適正かつ慎重な人員配置が行えるでしょう。
コストを抑え生産性を向上
適正な人員配置を行うことで、コストを抑え、生産性を向上できます。
スタッフ・社員のスキルと役職がマッチすれば、効率的な業務が可能です。
また、一つの業務に対して、無駄な人員を省くこともできるので、コストを抑えることもできます。
たとえば、適正な役職であれば1人で任せられる業務でも、適正でない場合は3人のコストがかかってしまう場合があるのです。
「無駄を省き任せられる人に任せる」ことは、人員配置の大きなメリットとなるでしょう。
モチベーションアップ
適正な人員配置を行うと、スタッフ・社員のモチベーション向上につながります。
効率化が進むことで、業務の軽減につながるためです。
適正な役職であれば、勤務時間の短縮につながり、無駄な時間がなくなります。
また、「自分に向いている仕事を与えられた」という気持ちや、「認められた」という気持ちにもなり、やる気を起こせるようになるでしょう。
もし、これがすべて反対だとしたら、モチベーションが下がり、最悪の場合退職につながってしまう可能性があります。
スタッフ・社員のモチベーションが下がれば、効率も下がってしまうので、>モチベーション維持や向上のためにも、適正な人員配置を行いましょう。
人員配置を行う2つのデメリット
人員配置は、やり方を間違えてしまうと、デメリットも発生します。
多くの場合、「人員配置=確実な効果」と、大きなメリットを過度に期待してしまうことが原因です。
主なデメリットは、以下の2つ。
- 人員配置の頻度によりマイナス効果になる
- 売上に直結するものではない
人員配置は、「とにかく行えば成果がでる」ものではありません。
メリットだけではなく、デメリットを理解し、意識しながら人員配置を行うことで、効果が出るでしょう。
人員配置の頻度によりマイナス効果になる
人員配置は、頻度によってはマイナス効果になってしまいます。
人員配置を頻繁に行うと、スタッフ・社員のスキルが伸びなくなるからです。
業務が変われば、当然業務に必要なスキルは変わります。
1度目の人員配置で適正の役職につけても、すぐに人員配置を行ってしまえば、スタッフ・社員が育ってきた段階で役職を変えてしまうことになり、スキルが育ちません。
また、モチベーションも下げてしまいかねません。
人材配置を行う際は、タイミングを見極め、頻繁に行わないようにしましょう。
売上に直結するものではない
人員配置は、売上に直結するものではありません。
あくまで人員配置で業務が効率的になり、その結果として成果が出ます。
また、人件費の削減の効果も一つです。
しかし、どちらも決して直接的に売上につながるものではないため、人員配置のためにコストをかけてしまうと、マイナスになる可能性があります。
人員配置はあくまで、売上をあげるものではありません。
あくまで効率化、成果をあげるための”社内改善”と考えた方が良いでしょう。
適正な人員配置をするためのポイント
適正な人員配置をするためのポイントを解説します。
ポイントを理解した上で、人事ならではの決め方で考えていくと良いでしょう。
とくに重視しておくべきなのが、2つのポイントです。
- スタッフ・社員・組織の把握
- 人員配置後の効果測定
適正な人員配置の考え方として、データは必須になります。
人員配置の前後、どちらのデータも把握しなければ、適正な人材配置は行えないでしょう。
また、データだけではなく、スタッフ・社員の声を聞くことも大事です。
2つのポイントを意識して、適正な人材配置を考えましょう。
スタッフ・社員・組織の把握
適正な人材配置を行うには、スタッフ・社員・組織の把握をする必要があります。
データを把握することで、より適正な役職に配置できるでしょう。
たとえば、採用時の面談情報や資格取得履歴のような情報。
また、役職・チームの必要な人員やスキルの把握なども大事です。
スタッフ・社員一人ひとりにヒアリングを行うのも良いでしょう。
ある程度固まったら、現状の組織図と照らし合わせてシュミレーションも行ってください。
事前情報が豊富であれば豊富なほど、適正な人材配置を行えます。
人員配置後の効果測定
人員配置後は、効果測定を行いましょう。
効果測定をしなければ、その人材配置が適正だったかどうか、判断できません。
効果測定をするということは、当然前後のデータが必要です。
人員配置後だけではなく、配置前の効果も測定しておきましょう。
また、配置後は、スタッフ・社員に対してフォローやフィードバックをしてあげてください。
フォローすることで、モチベーションを下げないようにしたり、さらにあげることができます。
事前準備だけではなく、人員配置後のことまで考え、次の人員配置にそなえましょう。
適正な人員配置で企業は変わる
人員配置はスタッフ・社員が多い企業では、とても大きな役割です。
人員配置ひとつで大きな成果がでることがあります。
また、スタッフ・社員のモチベーションも、人員配置で大きく変わるでしょう。
人員配置を行う人事の方は、今回の記事を参考に、人員配置を考えてください。
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株式会社まーけっち 代表取締役社長 山中思温
マーケティングリサーチのプラットフォームの企業で、 最年少で事業部を立ち上げ、広告予算ほぼゼロで、国内トップの実績を達成。
中小・スタートアップ企業のマーケティングに関する構造的課題を痛感し、それを解決するため、株式会社まーけっちを創業。大手企業・国家機関・スタートアップなど100社以上の戦略支援を行い、コミットと売り上げ貢献成果に定評がある。上智大学外国語学部卒。
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