■なぜあなたの稟議書は通らない?通る稟議書を書くためのTips5選 

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企画書

◆実はよくある課題・・・稟議書が通らない!

ある程度の会社規模になると、物品購入であったり、施策実施の為の予算外の費用計上であったり、
人材の採用などイレギュラーな行動を実施する際に、稟議書(起案書、決裁書)を通す必要が出てきます。
決裁権限者の承認を得る為に稟議書を制作し、回覧に回すのだが、差し戻された経験はないでしょうか?

キチンと書いた稟議書も、事前の準備や書き方で通らない事は多々あります。
そのせいで、事業推進やマーケティング施策の実施が遅れたり、ひどいときには実施ができないことも・・・

そんな辛いケースを避けるため、事前の準備を含め、Tipsを纏めてみました。
使いこなせるとマーケティング関連にかかわらず、業務遂行スピードが格段にUPします!

  • 稟議書を書く前の準備

稟議書を通す為に、最低限記入すべき事は、施策実行の『目的』、 施策の『内容』、施策実行に必要な『費用』、施策によって得られる『リターン』、そして、施策を行った際に発生する可能性のある『リスク』を、簡潔に稟議書に纏める必要があります。

ただ、その前に稟議書を纏める前に最も重要なのは、この施策の意図を決裁権限者にキチンと理解される必要があります。

多忙な決裁権限者は、現場レベルの事象を把握していない場合が多々あります。また、専門的な用語、手法が理解されないケースもあります。

その為には、それぞれの事柄を明確に判断させる『数字』と、それらを『簡潔』に纏める必要があります。

決裁権限者はKGI (Key Goal Indicator、経営目標達成指標) や上層のKPI (key performance indicator、
重要業績評価指標) しか見ていない場合がよくあります。
KPIツリーなど、KPIのディティールなど図解化し、施策内容やリスクの対策方法など決裁権者の理解を得られやすいでしょう。
決裁権限者への稟議書提出の回数が少ない間は徹底した事前の根回しは行う必要があります。
このタイミングで、共通認識、共通言語を整え、そして、KGIの確認、この施策のKPIの摺合せを行ってください。
面倒ですが、コミュニケーションをキチンと形成し、信頼を勝ち取る事により、稟議書が通るようになります。

 

  • 稟議書を通すうえで重要なポイント5選

では、稟議書に必要な項目である『目的』、『内容』、『費用』、『成果』、『リスク』について、詳しく掘り下げてみましょう。

 

1.目的

目的を記述する際に、まず、現状と問題点を理解される必要があります。

ただ、ダラダラと説明を書くより、数字を用いて、簡潔に書くようにしましょう。

事前に決裁権決裁権者との事前の調整の際に用いたKPIツリーを頭に描きながら、文章に纏めましょう。

 

2.内容

その目的に対して、達成する為に必要な施策の内容を記述するのですが、その施策が目的にどの様に影響するのかを明確にする必要があります。

KPIツリーなどで描いた図解のどこに影響を与え、目的が達成されるのか、ロジカルに説明しましょう。

数字に落とし込んで、他社事例があれば、再現性があるのかを含めて記述しましょう。

また、新規施策の場合、「えいっ!やあっ!」で書かずに、キチンと成果までをロジカルに記述しましょう。

もちろん、施策を実施するにあたり、法的な部分なども確認済みであることも重要です。

 

3.費用

施策を実施するに必要な費用を明確にします。

また、社内の他部署や、協力企業の支払い費用も整理しましょう。

 

4.成果

成果は風呂敷を広げ、大きく書きがちになりますが、ここで冷静に考えて、松竹梅で頭の中に出して、竹を記述するのがベターでしょう。

 

5.リスク

実はこのリスクの項目が最も重要です。

成果に対して、リスクが大きすぎるのは問題外ですが、意外と抜けがちなのは、発生したリスクに対しての事前の対策やリカバリーの打開策を明確に記述しましょう。

 

例えば、大きく予算を割く地上波でのCM放映を実施したいとしよう。
事前の摺り合わせや、具体的な媒体名、細かい数字などは省くが下記の様に纏めることが出来るだろう。

■通る稟議書の例
——–

担当プロダクトのKGI未達をKPIツリーでの分析で、
流入数不足によるDAU(Daily Active User)の不足が大きな要因であると判断。
プロダクトのこれまでの状況を踏まえwebでの新規獲得は限界に近いと考えられ、
新規のリードの獲得と休眠復帰を主目的とした地上波でのCM放映が最適な手段であると考えられる。

計測KPIをDAUとし、基準となるDAU維持に必要な費用など算出し、
接触人数など地上波でのCM放映での効果を見積りし、効果的なDAUの増加とKGIの達成を見込める。

キー局での放送前の対策として、ぶらさがりを複数パターン用意し、テストとして地方やCSで放映し、反応を計測し最適化を実施。
地上波でのCM放映以外の接触回数の増やす為にTVでのCMのクリエイティブを用いた交通広告の展開を検討。
補完施策として、接触回数を増やす為のWebでの動画広告や記事広告を実施。

——–

これらの事柄を簡潔に纏める事が出来ても、事前の摺り合わせを行っていても、決裁権限者に承認されるまでには、時間が掛かります。
決裁権限者のスケジュールを鑑みて、時間的に余裕を持って回覧に回しましょう。

 

  • 決裁権限者以外にも気を配りましょう。
    また、よくあるのが協力企業との契約までの時間も考慮すべきです。

事前に法務部など関係各所に、基本契約書やNDAなど入手出来るのであれば事前に入手し確認してもらい、法的に不安な事柄があれば調査、検討する時間を与えることで迅速な対応が得られるでしょう。

最後に、施策の実行後のレビューや振り返りも、しっかりしましょう。

実際に、エクセルだけの数字的な結果だけ共有でもいいですが、
それ以外の成果や、得られた事柄をパワーポイントに纏め、 決裁権限者や部内だけでなく、
協力企業にも共有すれば、信頼につながるだけでなく、次のアクションを非常に取りやすくなるでしょう。

 

◆著者紹介

羽木昌尚

羽木昌尚

2004年に携帯コンテンツプロバイダに入社。
デジタルコンテンツの権利の許諾獲得、自社サービスのプロモーション業務に従事。
2006年にコンテンツデベロッパーに入社。
自社アプリの広告出稿業務に従事し、担当プロダクトにて900万DL達成。
また、自社メディアでの広告マネタイズを経験。
2018年より独立し、主にモバイルゲームやアプリなど様々な企業、プロダクトのマーケティング戦略の立案と実行を支援。

 

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